Assistante Administrative & Office Manager

À propos de la mission

À propos de Neoshore Société de conseil IT internationale et de support administratif présente en Belgique, France, Luxembourg, à l'Île Maurice, en Tunisie et à Madagascar, Neoshore accompagne la croissance des startups et scale-ups grâce à son expertise en développement, intelligence artificielle et support. Notre proposition de valeur repose sur la fiabilité, l'excellence technique et une intégration parfaite au sein des équipes de nos clients, avec un pilotage et un encadrement garantissant une qualité de service irréprochable. Contexte de la mission Dans le cadre de notre développement, Neoshore recherche une Assistante Administrative polyvalente et proactive pour le compte d'un de nos clients, un bureau d'études. Basée dans l'un de nos bureaux, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de direction de nos clients européens. Vous serez un pilier opérationnel : garante de la qualité des documents produits, de la fluidité des communications et de la modernisation progressive des outils et processus internes. Vos responsabilités 1. Rédaction & gestion documentaire • Rédiger, corriger et mettre en forme des offres commerciales en français et en anglais • Produire des méthodologies, comptes rendus de réunions et rapports d'avancement • Rédiger et formaliser des procès-verbaux (PV) de réunions de direction • Préparer et assurer le suivi de documents financiers (rapports, tableaux de bord) • Réaliser des comparatifs d'offres commerciales et des analyses budgétaires 2. Support administratif & organisation • Mettre en forme et organiser des fichiers Excel et présentations PowerPoint • Participer activement aux réunions de direction et en assurer le suivi • Gérer et structurer l'arborescence des fichiers et documents internes • Assister l'équipe dans la coordination des tâches et le suivi des échéances 3. Communication digitale • Animer le compte LinkedIn de l'entreprise et les profils de l'équipe • Mettre à jour le site internet : publication de projets, fiches références, actualités • Contribuer à l'image de marque et à la visibilité digitale de Neoshore 4. Modernisation & outils IA • Utiliser des outils d'IA pour améliorer et moderniser les supports commerciaux et présentations • Mettre en place des automatisations de processus administratifs récurrents • Participer à l'intégration et à la prise en main de l'ERP Odoo Profil recherché Compétences techniques • Maîtrise avancée de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint • Excellente maîtrise du français écrit — orthographe et syntaxe irréprochables • Bon niveau d'anglais professionnel écrit (rédaction d'offres et documents) • Expérience en gestion de réseaux sociaux professionnels (LinkedIn) • Aisance avec les outils collaboratifs : Google Workspace, outils de visioconférence • Appétence pour les outils d'IA (ChatGPT, Copilot, etc.) et les nouvelles technologies Compétences complémentaires (un plus) • Connaissances techniques liées aux activités d'un bureau d'études dans le secteur de la rénovation • Connaissance ou expérience avec un ERP type Odoo ou similaire • Notions de gestion financière : lecture de budgets, suivi de coûts • Expérience en environnement international ou multi-clients Savoir-être • Rigueur et souci du détail dans la production de documents professionnels • Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément • Autonomie, proactivité et force de proposition • Excellent relationnel et aisance dans la communication avec des interlocuteurs exigeants • Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées Ce que nous offrons • Un poste basé dans nos bureaux (Madagascar, Île Maurice ou Tunisie), intégré à distance dans l'équipe d'un client européen • Un rôle central et polyvalent avec de réelles responsabilités dès le premier jour • Un environnement stimulant, en contact avec des projets IT internationaux • Des perspectives d'évolution vers un rôle d'Office Manager ou de Responsable Administrative • Une culture d'entreprise axée sur la confiance, la qualité et l'excellence

Ce que nous recherchons

• Advanced Microsoft Office mastery (Word, Excel, PowerPoint) with flawless French writing
• Professional English proficiency for commercial documents and business communication
• LinkedIn and social media management experience with AI tools familiarity
• Strong organizational skills managing multiple priorities in international environments
• Attention to detail with excellent interpersonal and confidentiality practices